Secretaresse Bestuur Medische staf

Functie beschrijving

• Het verzorgen van complex agendabeheer. Daarbij weet je goed prioriteiten te stellen.
• Zelfstandig prioriteren en afhandelen van mail en correspondentie voor het VSD en het MSBA.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het stafbestuur en haar directeur en de medisch specialisten. Daarnaast onderhoud je contacten met externe stakeholders.
• Je verricht specifieke administratieve werkzaamheden, zoals het voeren van de ledenadministratie en de verkoopfacturatie.
• Je organiseert en coördineert vergaderingen, commissies en werkgroepen. Daarbij zorg je voor de planning, voorbereiding, verslaglegging (notulen) en opvolging van actiepunten.
• HR-activiteiten zijn onderdeel van je takenpakket. Dit betreft onder andere het coördineren van het wervings- en onboardingsproces van nieuwe medisch specialisten.
• Je beschrijft de interne procedures en processen van het VSD en het MSBA en zorgt voor regelmatige updates. Daarnaast lever je een bijdrage aan de ontwikkeling en digitalisering van interne processen (ISO-certificering is het doel), protocollen en voorschriften.

• Zijn vaardigheden als communiceren, coördineren, organiseren en plannen je op het lijf geschreven;
• Vind je het geen probleem om met enige regelmaat na reguliere werktijden te vergaderen omdat medisch specialisten dan hun poli’s en OK’s hebben afgerond.

• Je hebt een HBO denk- en werkniveau en je hebt bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Je werkt graag zelfstandig, beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en je bent digitaal helemaal up-to-date;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent dienstverlenend, proactief, flexibel en stressbestendig;
• Je bent integer en gaat vertrouwelijk om met informatie;
• Je bent representatief;
• Je bent een teamplayer;
• Daarnaast werk je nauwkeurig, ben je bevlogen en bezit je over een gezonde portie humor.